Informace o ochraně oznamovatelů - whistleblowing

Na základě směrnice Evropského Parlamentu a Rady (EU) č. 2019/1937 ze dne 23. října 2019, o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie (dále jen „Směrnice EU“) vzniká společnosti Shimano Czech Republic, s.r.o., IČO: 258 75 701, se sídlem Dětmarovická 403/4, Staré Město, 733 01 Karviná (dále jen „Shimano“) povinnost zavést vnitřní oznamovací systém (dále jen „VOS“) k přijímání oznámení, nakládání s ním, ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochraně informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem. 

Oznamovatelem ve smyslu Směrnice EU je fyzická osoba, která se v souvislosti s prací či jinou obdobnou činností dozvěděla o protiprávním jednání, které porušuje právní předpis spadající do jedné z oblastí vymezených Směrnicí EU a tuto skutečnost oznámila prostřednictvím VOS, EOS (externího oznamovacího systému) nebo uveřejněním, příp. přímo příslušným orgánům veřejné moci (např. policejnímu orgánu, státnímu zástupci, orgánu správního trestání). 

Porušením, dle čl. 5 odst. 1 Směrnice EU, se rozumí jednání nebo opomenutí, které je protiprávní, týká se aktů Unie a spadá do oblastí věcné působnosti (viz níže) nebo maří předmět či účel pravidel stanovených v aktech Unie a oblastech spadajících do věcné působnosti (viz níže). 

Oznamování je v určitých ohledech omezeno, pokud by zasahovalo do podstatných bezpečnostních zájmů ČR nebo některých typů smluvních a zákonných povinností, zejm. povinností mlčenlivosti právnických a lékařských profesí. 

Ochrana oznamovatelů se uplatňuje tehdy, pokud oznamující osoby:

• měly oprávněné důvody se domnívat, že oznámené informace o porušení byly v době oznámení pravdivé a spadaly do oblasti působnosti Směrnice EU;

• podaly oznámení prostřednictvím VOS, EOS nebo učinily uveřejnění prostřednictvím orgánů činných v trestním řízení. 

Za hlavní ochranné opatření lze považovat zákaz uplatnění odvetného opatření vůči oznamovateli a dalším fyzickým i právnickým osobám (např. kolegům, pomocníkům oznamovatele, osobám oznamovateli blízkým, právnickým osobám, jejichž společníkem je oznamovatel atd.).

Odvetným opatřením se, dle čl. 5 odst. 11 Směrnice EU, rozumí „jakékoli přímé či nepřímé jednání nebo opomenutí, k němuž dochází v pracovním kontextu, které je vyvolané VOS, EOS nebo uveřejněním a které oznamující osobě působí nebo může působit neoprávněnou újmu“.

Oblasti, ke kterým lze oznámení podat:

• finanční instituce, finanční služby, finanční produkty a finanční trhy;

• daně z příjmů právnických osob;

• předcházení legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu;

• ochrana spotřebitele a bezpečnosti a soulad s požadavky na výrobky podle právních předpisů;

• bezpečnost dopravy, přepravy a provozu na zemních komunikacích;

• ochrana životního prostředí, bezpečnosti potravin a krmiv a ochrana zvířat;

• radiační ochrana a jaderná bezpečnost;

• zadávání veřejných zakázek, veřejných dražeb a hospodářské soutěže;

• ochrana vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví;

• ochrana osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů;

• ochrana finančních zájmů EU;

• fungování vnitřního trhu včetně ochrany unijních pravidel hospodářské soutěže a státní podpory. 

Obsahem oznámení je:

• datum podání;

• jméno, příjmení, datum narození a kontaktní údaje oznamovatele;

• oblast působnosti dle Směrnice EU (viz výše);

• shrnutí podstaty a obsahové stránky oznámení, vč. identifikace osob, vůči kterým je oznámení směřováno;

• důkazy, na jejich základě je podáváno oznámení. 

Oznámení lze učinit prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a externího oznamovacího systému. 

Vnitřní oznamovací systém Shimano: 

Způsoby podání oznámení:

Písemně:

zasláním poštou na adresu: Shimano Czech Republic, s.r.o., Dětmarovická 403/4, Staré Město, 733 01 Karviná.

Takto podané oznámení musí být v zalepené obálce, která musí být čitelně označena nápisem „pouze k rukám příslušné osoby pro výkon činnosti - whistleblowing – NEOTVÍRAT“.  

Pro učinění oznámení lze využít připojený formulář.

Elektronicky: na e-mailové adrese oznameni@scrs.shimano.com.sg

Telefonicky na čísle: +420 800 997 788

Osobně po předchozí domluvě

Místo pro osobní podání: Shimano Czech Republic, s.r.o. – kancelář HR oddělení

Lhůty pro vyřízení oznámení:

• po obdržení oznámení bude oznamovatel vyrozuměn o přijetí oznámení ve lhůtě 7 dní od jeho podání;

• výsledcích šetření a posouzení oznámení bude oznamovatel vyrozuměn do 3 měsíců od potvrzení přijetí oznámení, nebo do 3 měsíců od přijetí oznámení, pokud oznamovatel vyrozuměn nebyl;

• za den doručení oznámení se považuje den, kdy bylo oznámení doručeno (razítko na obálce)

• u e-mailových oznámení je dnem doručení datum uvedené v záhlaví e-mailu;

• u ústního, příp. telefonického podání oznámení se za den doručení považuje datum osobního jednání oznamovatele s příslušnou osobou.

Oznámení lze učinit i anonymně. V případě anonymního podání oznámení bez uvedení kontaktních údajů na podavatele nebude ze strany příslušné osoby možno dodržet všechny povinnosti plynoucí ze Směrnice EU, např. informovat podavatele o přijetí oznámení nebo informovat o výsledku šetření.

Podání, které není uskutečněno anonymně, se zpracovává v režimu, které zajišťuje úplné skrytí totožnosti oznamovatele. Příslušná osoba není oprávněna sdělit nikomu totožnost podavatele. Veškeré informace o učiněných podání vede příslušná osoba samostatně a nikomu je nepředává. Totožnost oznamovatele může být zveřejněna až v případě následného trestního řízení.

Shimano zpracovává osobní údaje oznamovatelů a dotčených osob, které jsou v oznámení uvedeny na základě plnění právních povinností správce dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Externí oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti najdete ZDE: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/